Nasze procedury certyfikacyjne zostały zaprojektowane tak by spełniać wymogi akredytacji oraz kryteria jakości dla wszystkich systemów i usług.

Na tej stronie znajdą Państwo zwięzły opis warunków wykorzystania znaków towarowych oraz przyznawania, rozszerzania, zawieszania i unieważniania certyfikatów w ramach każdego z systemów, który oferujemy.

 
Aby dowiedzieć się więcej o warunkach obowiązujących dla określonego programu lub usługi należy odwiedzić odpowiednią stronę.
 
 

Właściciele systemów i akredytacja

Poniższa tabela zawiera informacje na temat poszczególnych systemów jakie oferujemy. Poszczególne systemy różnią się właścicielami i zakresem akredytacji.

Przykładowo dwa systemy zostały opracowane przez NEPCon inne zaś przez organizacje, które posiadają wielu interesariuszy.  

System Właściciel Akredytacja
FSC Forest Stewardship Council Prowadzimy certyfikację FSC gospodarki leśnej FM oraz kontroli pochodzenia produktu CoC na całym świecie za wyjątkiem Chin.
PEFC Programme for Endorsement of Certification Schemes Posiadamy globalną akredytację PEFC kontroli pochodzenia produktu CoC. W zakresie certyfikacji gospodarki leśnej posiadamy akredytację na usługi w Danii oraz Rosji.
LegalSource NEPCon Oferujemy certyfikację w ramach własnego systemu.
SBP Sustainable Biomass Program Jesteśmy jednostką certyfikującą SBP zatwierdzoną przez Sustainable Biomass Program. Oferujemy certyfikację dla producentów biomasy oraz łańcucha dostaw na całym świecie za wyjątkiem Chin.
SAN Sustainable Agriculture Network Usługi kontroli pochodzenia produktu CoC SAN/Rainforest Alliance prowadzimy w oparciu o akredytację organizacji RA-Cert.  
CFM NEPCon Usługi w zakresie Zarządzania Emisją CO2 (Carbon Footprint Management CFM) oferujemy w ramach własnego systemu.
RSPO Roundtable on Sustainable Palm Oil  Posiadamy akredytację upoważniającą do prowadzenia certyfikacji RSPO na całym świecie z wyjątkiem Chin.
 
 
 

Uzyskanie certyfikatu

Dla wszystkich systemów, dokładna ocena zgodności z wymogami systemu certyfikacji, w ramach auditu certyfikacyjnego, stanowi podstawę do przyznania certyfikatu. W większości przypadków związana jest z wizytą w firmie.

Proces certyfikacji

Na proces certyfikacji zazwyczaj składają się etapy opisane poniżej. Bardziej szczegółowe opisy znajdują się na stronach opisujących poszczególne systemy.

B1 Zakres certyfikatu i zawarcie umowy: Podczas wstępnych rozmów określamy jakie produkty, lokalizacje oraz procesy powinny być objęte zakresem certyfikatu. Te informacje stanowią podstawę do opracowania kosztorysu oraz zawarcia umowy na wykonanie usługi. Kliknij tutaj aby zobaczyć wzór umowy certyfikacyjnej.
B2

Audit wstępny: Opcjonalny w większości przypadków, jednak obligatoryjny dla certyfikacji gospodarki leśnej FSC. Dla niektórych typów certyfikacji audity wstępne są rzadkością.

B3

Publiczne konsultacje: Ten etap dotyczy jedynie auditów certyfikacyjnych gospodarki leśnej oraz certyfikacji producentów biomasy SBP. Dla auditu certyfikacyjnego FSC FM oraz FSC COC/CW interesariusze muszą być powiadomieni 6 tygodni przed datą planowanego auditu, w przypadku certyfikacji producentów biomasy SBP jeden miesiąc przed planowanym auditem na miejscu, natomiast przy certyfikacji PEFC wymaga się okresu 30 dni przed auditem, ale jest to zależne również od krajowych wymogów.

B4

Przygotowane do auditu: Czas na przygotowanie dokumentów oraz spełnienie wymagań norm danego systemu. NEPCon nie prowadzi konsultacji i nie udziela pomocy w przygotowaniu do certyfikacji.

B5 Audit certyfikacyjny: Sprawdzenie zgodności z wymaganiami poszczególnych norm, audit odbywa się zazwyczaj w siedzibie firmie. Audit obejmuje wizytę w zakładzie produkcyjnym, w magazynie, przegląd dokumentów oraz rozmowy z pracownikami. Audit na podstawie przesłanych dokumentów jest możliwe tylko w niektórych przypadkach.
Benefit 6 Raport: Auditor opracowuje raport opisujący przebieg auditu oraz ewentualne niezgodności 
Benefit 7 Certyfikat: Otrzymują Państwo certyfikat wydawany na podstawie pozytywnego procesu certyfikacji.

 

Warunki przyznania certyfikatu

Każdy system ma własne zasady dotyczące warunków przyznania certyfikatu. Poniżej znajduje się zestawianie warunków mających zastosowanie dla auditu certyfikacyjnego oraz auditów okresowych.

Wymóg  

FSC
FM
FSC
CoC
FSC CW-FM PEFC
FM
PEFC
CoC
SAN/RA* LS CFM SBP RSPO SCC

Publiczne konsultacje przed auditem

X   X X         X****  

Audit wstępny obligatoryjny i prowadzony pod pewnymi warunkami

 X     (X)**            

Audit certyfikacyjny na miejscu w firmie

X (X)*** X X X (X)*** (X)*** X X***  X

Brak otwartych zasadniczych niezgodności

X X X X X X X X X (x)*****

Brak otwartych małych niezgodności

       (X)**          N/A

Umowa została podpisana oraz wszystkie płatności zostały uregulowane

X X X X X X X X X X

*RA = Rainforest Alliance 
**Może mieć zastosowanie, w zależności od krajowych wymogów dla PEFC FM.
***Audit certyfikacyjny na miejscu w firmie jest zazwyczaj wymagany jednak w pewnych przypadkach możliwe jest przeprowadzenie zdalnego auditu na podstawie przesłanych dokumentów.
****Jedynie dla producentów biomasy
*****W RSPO nie istnieje oficjalna skala dotycząca niezgodności. Wszystkie stwierdzone podczas auditu certyfikacyjnego powinny być zamknięte w ciągu 3 miesięcy. W przeciwnym razie wymagane jest ponowne przystąpienie do auditu certyfikacyjnego. Powyższa tabela przedstawia małe i zasadnicze niezgodności, jednakże w RSPO, każda niezgodność uznawana jest za dużą.  

 
 

Utrzymanie ważności certyfikatu

Wszystkie certyfikaty wydawane są na okres 5 lat, natomiast certyfikat PEFC/FM oraz SAN/Rainforest Alliance wydawany jest na okres 3 lat.

W okresie ważności certyfikatu przeprowadzane będą audity okresowe mające na celu sprawdzenie zgodności z wymogami danego systemu. Audity okresowe koncentrować się będą na słabych stronach wdrożonego systemu, określonych podczas wcześniejszych auditów oraz ocenie spełnienia wymagań certyfikacyjnych.

NEPCon może przeprowadzić dodatkowe audity, jeśli istnieją podejrzenia poważnych naruszeń zasad certyfikacji. NEPCon może prowadzić również audity wyrywkowe.

W okresie między audytami, mają Państwo obowiązek informować jednostkę certyfikacyjną o istotnych zmianach organizacyjnych. Zmiana zakresu certyfikatu, w tym zmiana produktów, procesów i usług objętych zakresem certyfikatu, możliwa jest po wcześniejszym poinformowaniu jednostki oraz porozumieniu. 

 

Usuwanie niezgodności

Niezgodności zidentyfikowane podczas auditów są wyszczególniane w raporcie na liście niezgodności (raporty niezgodności). Niezgodności musza być zamknięte w terminie określonym w raporcie.

  • Małe niezgodności (minor non-conformities): Należy zapewnić zgodność z wymogami oraz rozwiązanie niezgodności zazwyczaj podczas kolejnego auditu okresowego. W przypadku systemów FSC, PEFC, LegalSource, SBP oraz CFM, jeśli niezgodność nie będzie zamknięta w terminie zostanie zmieniona na niezgodność zasadniczą (major non-conformities). W przypadku systemu SAN / Rainforest Alliance auditor może podjąć decyzję o aktualizacji niezgodności, która nie została zamknięta we wcześniej wyznaczonym terminie.

  • Zasadnicze niezgodności (major non-conformities): Czas na zapewnienie zgodności z wymogami oraz rozwiązania niezgodności zazwyczaj wynosi 3 miesiące dla FSC, PEFC, LegalSource, SBP i CFM, oraz 4 miesiące dla certyfikacji SAN/Rainforest Alliance oraz jeden miesiąc RSPO. W niektórych przypadkach czas ten może być krótszy. W celu sprawdzenia zgodności w wyznaczonym terminie jednostka certyfikacyjna przeprowadzi audit weryfikacyjny, dodatkowo płatny przez firmę. Jeśli zasadnicza niezgodność nie zostanie zamknięta w terminie skutkować to będzie zawieszeniem certyfikatu (FSC, SBP) lub unieważnieniem certyfikatu (SAN/Rainforest Alliance).

 

Uwaga: Wielu naszych klientów informuje, że proces zamykania niezgodności pomaga im poprawić wydajność i efektywność systemu oraz osiągnąć wyznaczone cele.

 

 

Recertyfikacja

Po upływie okresu ważności certyfikatu, w celu utrzymania certyfikatu należy przeprowadzić audit re-certyfikacyjny.

Jeśli audit re-certyfikacyjny zakończy się wynikiem pozytywnym wydany zostanie certyfikat z tym samym numerem certyfikatu, co poprzednio.

 

Certificate suspension

Państwa certyfikat FSC, PEFC, Legal Source, SBP, CFM i RSPO może zostać zwieszony z przyczyn wymienionych w poniższej tabeli.

Informacja o zawieszeniu certyfikatu jest przekazywana pisemnie. Od momentu zawieszenia certyfikatu firma nie może składać oświadczeń związanych z posiadaniem certyfikatu oraz nie może sprzedawać produktów, wcześniej znakowanych logotypami danego systemu chyba, że zostaną one usunięte.

Zawieszony certyfikat może zostać przywrócony, jeśli niezgodności będące przyczyną zawieszenia zostaną zamknięte i zostanie to potwierdzone podczas auditu weryfikacyjnego.

Uwaga: W przypadku przyczyn nr 2 i 3 zobrazowanych w poniższej tabeli, odnoszących się do usługi FSC i SBP, jesteśmy zobowiązani do natychmiastowego zawieszenia certyfikatu, czyli w ciągu 10 dni od zakończenia auditu (sytuacja 2) lub 10 dni od ostatecznego terminu zamknięcia niezgodności (sytuacja 3). Natychmiastowe zawieszenie odnosi się także do usług LegalSource i RSPO, w przypadkach:

  • Certyfikacja LegalSource, będzie zawieszona natychmiastowo w momencie udowodnienia dostania się na rynek nielegalnego drewna.
  • W wypadku RSPO w momencie wykazania obiektywnych dowodów wskazujących na rażące przerwanie łańcucha dostaw, spowodowane działaniami lub brakiem działań klienta posiadającego certyfikat oraz w momencie wykrycia, iż produkt został fałszywie uznany za certyfikowany.

 

Nr 

Przyczyny zawieszenia certyfikatu

FSC
FM

FSC
CoC

FSC
CW-FM

PEFC
FM

PEFC
CoC

SAN/RA*

LS

CFM

SBP RSPO SCC
1

1 lub więcej niezgodności zasadniczych (major non-conformities) zdefiniowanych podczas auditu

          N/A        
2

5 lub więcej zasadniczych niezgodności (major non-conformities) zdefiniowanych podczas auditu

X

X

X

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

X  
3

Niezamknięcie 1 lub więcej niezgodności w określonym czasie

X

X

X

N/A

 N/A

N/A

X

N/A X X
4

Poważne naruszenia wymagań certyfikacyjnych

X

X

X

X

X

N/A

X

X

X X
5

Brak zapłaty należnych opłat i faktur

X

X

X

X

X

N/A

X

X

X X
6

Brak przeprowadzonego auditu okresowego

X

X

X

X

X

N/A

X

X

X X

*RA = Rainforest Alliance

 

Unieważnienie certyfikatu

Państwa certyfikat może zostać unieważniony z przyczyn wymienionych w poniższej tabeli.

Informacja o unieważnieniu certyfikatu jest przekazywana pisemnie. Po unieważnieniu certyfikatu firma nie może składać oświadczeń związanych z posiadaniem certyfikatu oraz nie może sprzedawać produktów, wcześniej znakowanych logotypami danego systemu chyba, że zostaną one usunięte.

Jeśli Państwa certyfikat został unieważniony, konieczna jest ponowna certyfikacja i audit certyfikacyjny, aby uzyskać nowy certyfikat. Nie ma możliwości przywrócenia wcześniej posiadanego certyfikatu.

Przyczyny unieważnienia certyfikatu

FSC
FM
FSC
CoC
FSC FM-CW PEFC
FM
PEFC
CoC
SAN/RA* LS CFM SBP RSPO SCC

Brak działań w celu rozwiązania przyczyn zawieszenia certyfikatu, w okresie jego zawieszenia

X X X X X N/A X  X X

Brak przeprowadzonego auditu po rozwiązaniu przyczyn zawieszenia certyfikatu

X X X X X N/A X X
Niezamknięcie 1 lub więcej niezgodności zasadniczej w określonym czasie           X       X

Celowe lub bardzo poważne naruszenie wymagań certyfikacyjnych 

X X X X X X X X X X
Brak auditu recertyfikacyjnego przed wygaśnięciem certyfikatu X X X X X X X X X X

*RA = Rainforest Alliance

 

Zmiana zakresu certyfikatu

Posiadacz certyfikatu ma możliwość rozszerzenia lub zmiany zakresu certyfikatu przy okazji auditu okresowego lub w okresie między audytami. Dla wszystkich systemów certyfikacyjnych zastosowanie mają następujące warunki:

Należy poinformować NEPCon o następujących zmianach mających wpływ na zmianę zakresu certyfikatu:

  • Dodatkowa linia produktów, które maja być sprzedawane jako certyfikowane.
  • Użycie innego typu surowca wejściowego nieobjętego do tej pory zakresem certyfikatu.
  • Zmiana systemu kontroli oświadczeń.
  • Dodanie lub odjęcie lokalizacji lub oddziałów firmy objętych zakresem certyfikatu.

Zazwyczaj w celu zmiany zakresu certyfikatu, wymagane jest przeprowadzenie dodatkowego auditu w okresie między audytami okresowymi. W zależności od charakteru zmian, badanie może być prowadzone na miejscu lub na podstawie przesłanych dokumentów.

 
 

Eko-znaki, oświadczenia i logo

Każdy z systemów certyfikacji oferowany przez NEPCon daje możliwość posługiwania się odpowiednią eko-etykietą i oświadczeniem.

Posiadacze certyfikatów muszą przestrzegać zasad stosowania znaków towarowych. Jednym z elementów auditów jest sprawdzenie poprawności stosowania znaków towarowych, chyba że nie są ona w ogóle używane przez firmę.

Poniżej znajduje się opis warunków korzystania ze znaków towarowym dla poszczególnych systemów certyfikacji:

Wymagania dotyczące korzystania ze znaków towarowych danych systemów  

FSC
FM
FSC
CoC
PEFC
FM
PEFC
CoC
SAN LS CFM SBP RSPO SCC
Aprobata zastosowania od NEPCon X X       X  X    
Aprobata zastosowania od NEPCon Rainforest Alliance            X        
Możliwość promocyjnego i produktowego wykorzystania logo X X X X X    (X)*   X
Możliwość tylko promocyjnego wykorzystania logo           X (X)* X  
Oświadczenie business-to-business                  
Umowa licencyjna podpisana z FSC  X  X              
Umowa licencyjna podpisana z SBP                X  
Licencja nadawana przez krajową inicjatywę PEFC      X X          
Umowa licencyjna podpisywana z Rainforest Alliance                
Umowa licencyjna podpisywana z RSPO                 X
Umowa licencyjna nie jest wymagana              

*Produktowe wykorzystanie logo CFM jest możliwe tylko przy certyfikacji CFM produktu